Einstweilige Anordnung: Verbot der Vernichtung papierner Personalakte bei Umwandlung
KI-Zusammenfassung
Der Antragsteller wandte sich gegen die geplante Vernichtung seiner Papierpersonalakte nach Umwandlung in eine elektronische Akte. Das OVG NRW erließ einstweiligen Rechtsschutz und untersagte die Vernichtung bis zum rechtskräftigen Abschluss des Hauptsacheverfahrens. Zur Begründung führte es Bedenken an, dass bei Massenumwandlungen Dokumente verloren gehen könnten und die Vollständigkeit und Lesbarkeit nicht sichergestellt sei.
Ausgang: Beschwerde erfolgreich; einstweilige Anordnung untersagt die Vernichtung der Papierpersonalakte bis zum Abschluss des Hauptsacheverfahrens
Abstrakte Rechtssätze
Bei der Umwandlung einer Papierpersonalakte in eine rein elektronische Personalakte sind alle in der Papierakte enthaltenen Unterlagen vollständig und in lesbarer Form zu übernehmen.
Rechtsschutz im Wege der einstweiligen Anordnung ist zu gewähren, wenn glaubhaft gemacht wird, dass durch die Vernichtung papierner Unterlagen ein endgültiger Verlust von Aktenbestandteilen und damit eine Verletzung des Grundsatzes der Vollständigkeit droht.
Bei Massenumwandlungen besteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit; die Behörde muss darlegen, wie Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit der übernommenen elektronischen Akte konkret sichergestellt werden.
Zur Abwehr der Vernichtung genügt nicht die pauschale Behauptung, die elektronische Akte sei paginiert oder überprüfbar; es sind konkrete Prüf- und Sicherungsmaßnahmen zu benennen.
Zitiert von (1)
1 neutral
Vorinstanzen
Verwaltungsgericht Köln, 15 L 2263/15
Tenor
Der angefochtene Beschluss wird geändert.
Der Antragsgegnerin wird im Wege der einstweiligen Anordnung untersagt, bis zum rechtskräftigen Abschluss des Hauptsacheverfahrens die Papierpersonalakte des Antragstellers zu vernichten.
Die Antragsgegnerin trägt die Kosten des Verfahrens in beiden Rechtszügen.
Der Streitwert wird unter Änderung der erstinstanzlichen Streitwertfestsetzung für das Verfahren erster und zweiter Instanz auf jeweils 2.500 Euro festgesetzt.
Gründe
Die Beschwerde des Antragstellers hat Erfolg. Das fristgerechte Beschwerdevorbringen rechtfertigt es nach Maßgabe des § 146 Abs. 4 Satz 3 und 6 VwGO, die angefochtene Entscheidung zu ändern. Der Antragsteller hat einen Anordnungsanspruch und einen Anordnungsgrund glaubhaft gemacht (§ 123 Abs. 3 VwGO i. V. m. § 920 Abs. 2 ZPO).
Der Erlass einer einstweiligen Anordnung mit dem aus dem Tenor ersichtlichen Inhalt ist hier erforderlich, weil bei summarischer Prüfung glaubhaft gemacht ist, dass durch die von der Antragsgegnerin geplante Vernichtung der Papierpersonalakte des Antragstellers ein endgültiger Verlust von Aktenbestandteilen und damit eine Verletzung des Grundsatzes der Vollständigkeit der Personalakte droht (§ 123 Abs. 1 Satz 1 VwGO).
Aus dem in § 106 Abs. 1 Satz 4 BBG normierten Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte,
siehe dazu z. B. OVG NRW, Beschluss vom 5. Februar 2010 – 1 A 655/08 –, ZBR 2010, 208 = juris, Rn. 23 f.; Schnellenbach, Beamtenrecht in der Praxis, 8. Aufl. 2013, § 12 Rn. 18, jeweils m. w. N.,
sowie dem in § 112 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BBG zum Ausdruck gebrachten Grundsatz der Richtigkeit der Personalakte folgt, dass bei einer Umwandlung einer Papierpersonalakte in eine rein elektronische Personalakte alle in der Papierpersonalakte enthaltenen Unterlagen vollständig und in lesbarer Form übernommen werden müssen.
Der darauf gerichtete Anspruch des Antragstellers erscheint hier bei summarischer Prüfung nicht gesichert. Der Antragsteller hat wiederholt vorgetragen, es sei nicht ersichtlich, wie gewährleistet werde, dass beim Einscannen oder Speichern alle Seiten ordnungsgemäß erfasst würden, zumal weder die Papierpersonalakte noch der Ausdruck einer elektronischen Personalakte paginiert seien. Letztere entbehrten– wie seinem Prozessbevollmächtigten aus zahlreichen Aktenübersendungen bekannt sei – auch einer logischen Systematik, die – zusammen mit einer Paginierung – eine Kontrolle auf Vollständigkeit ermöglichen würde. Diese Sorge hält der Senat für berechtigt. Aus verschiedenen verwaltungsgerichtlichen Verfahren sind dem Senat Ausdrucke von elektronischen Personalakten von Beamten bekannt, die bei der Deutschen Telekom AG beschäftigt sind. Diese Ausdrucke enthalten Inhalte der Personalakte in zeitlich vollständig ungeordneter Weise. Sie sind auch nicht thematisch in irgendeiner nachvollziehbaren Weise sortiert. Daher ist es nahezu unmöglich, in diesen anscheinend wahllos hintereinander gehefteten Ausdrucken bestimmte Dokumente aufzufinden, geschweige sich einen Eindruck von der Vollständigkeit der Personalakte zu verschaffen. Dieser Umstand begründet derzeit deutliche Zweifel auch an der Vollständigkeit der durch Umwandlung einer Papierpersonalakte erstellten elektronischen Personalakte.
Auf welche Weise die Antragsgegnerin sichern will, dass bei der Umwandlung der Papierakte in eine elektronische Akte keine Dokumente verloren gehen, ist derzeit unklar, zumal es sich dabei um Massenverfahren handelt, die erfahrungsgemäß typischerweise deutlich fehleranfälliger sind als Verwaltungshandlungen, die nur Einzelfälle betreffen. Die zum Verfahren gereichte Personalakten-Richtlinie für die bei der Deutschen Telekom AG beschäftigten Beamtinnen und Beamten (PersARichtl Telekom) enthält hierzu keine Vorgaben.
Die Antragsgegnerin hat lediglich vorgetragen, das Format der elektronischen Akte entspreche einer Paginierung und könne auf Vollständigkeit überprüft werden. Die Software ermögliche es nur nicht, Ausdrucke der elektronischen Personalakte automatisch zu paginieren. Auch bei der Papierpersonalakte sei nicht erkennbar, ob ein Dokument versehentlich nicht aufgenommen worden sei.
Dies alles mag in Bezug auf die elektronische Personalakte zutreffen, beseitigt aber die geschilderten Bedenken bei der in Rede stehenden Umwandlung von der papiernen in die elektronische Form, um die es vorliegend im Schwerpunkt geht, nicht. Ob und ggf. auf welche konkrete Weise vor der Vernichtung der Papierakte die Vollständigkeit der elektronischen Personalakte geprüft wird (In welchem Verfahren? Durch wen? Wie genau – nur Stichproben oder jedes einzelne Blatt?), hat die Antragsgegnerin nicht angegeben. Dies wird im Hauptsacheverfahren näher aufzuklären sein. Dort wird im Übrigen auch zu klären sein, ob für die Vernichtung einer Papierpersonalakte nach Umwandlung in eine rein elektronische Personalakte eine entsprechende Rechtsgrundlage notwendig und ggf. vorhanden ist.
Der Anordnungsgrund ist gegeben, weil die geplante Vernichtung der Papierpersonalakte den Anspruch des Antragstellers auf deren Erhalt zunichtemachen würde.
Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO.
Die Streitwertfestsetzung und -änderung erfolgt gemäß den §§ 40, 47 Abs. 1 Satz 1, 53 Abs. 2 Nr. 1, 63 Abs. 3 GKG sowie § 52 Abs. 1 und 2 GKG. Dabei bewertet der Senat den Streitwert wegen der Vorläufigkeit des einstweiligen Rechtsschutzverfahrens mit der Hälfte des Auffangwertes. Denn der Antragsteller hat nur eine einstweilige Regelung beantragt und keine Vorwegnahme der Hauptsache. Dies ergibt sich aus seinem in beiden Rechtszügen verfolgten Antrag, „im Wege der einstweiligen Anordnung“ die Vernichtung der Papierpersonalakte zu untersagen, also zunächst nur vorübergehend.
Der Beschluss ist nach § 152 Abs. 1 VwGO und – hinsichtlich der Streitwertfestsetzung – gemäß den §§ 68 Abs. 1 Satz 5, 66 Abs. 3 Satz 3 GKG unanfechtbar.